El presupuesto de caja o pronostico de caja permite que la empresa
programe sus necesidades de corto plazo, el departamento financiero de
la empresa en casi todas las ocasiones presta atención a la plantación
de excedentes de caja como a la plantación de sus déficit, ya que al
obtener remanentes estos pueden ser APLICADOS en ejercicios posteriores, pero por el contrario si
hay faltante planear la forma de buscar financiamiento a corto plazo.
Los factores fundamentales en el análisis del presupuesto de caja se
encuentran en los pronósticos que se hacen sobre las ventas, este insumo es fundamental en cualquier presupuesto de caja y debe ser suministrado por el departamento de comercialización,
con base en este pronostico se calculan los flujos de caja, los aportes que hacen los terceros y los propios de la organizacion, todas las entradas y salidas de efectivo dan como resultado un flujo neto de efectivo.
Interpretación del Presupuesto de caja:
El presupuesto de caja suministra a la empresa cifras que indican el
saldo final en caja, que puede analizarse para determinar si se espera
un déficit o un excedente de efectivo durante cada período que abarca el
pronóstico. El encargado del análisis y de los recursos financieros
debe tomar las medidas necesarias para solicitar financiamiento máximo,
si es necesario, indicando en el presupuesto de caja a causa de la
incertidumbre en los valores finales de caja, que se basan en los
pronósticos de ventas.
Los comentarios anteriores se toman como introducción para la elaboración de un flujo de efectivo y son aplicables tanto en el sector publico como privado.
En el Presupuesto Publico, la Formulación del Presupuesto de Caja - FORMULARIO 0527 - Presupuesto de Caja tiene por objetivo presentar los saldos inicial y final del presupuesto de caja; así como el flujo de ingresos y egresos en efectivo de la institución para el año real (año anterior al vigente), último año estimado (año vigente) y el programado para cada trimestre del año que se presupuesta, en base al clasificador presupuestario de recursos y egresos de la Oficina Nacional de
Presupuesto (Onapre)
Saldo Inicial de Caja es la disponibilidad en caja y bancos al inicio del período, este importe debe figurar en el balance general.
Saldo Final de caja, representa la suma algebraica del saldo inicial más los ingresos menos los egresos y también debe figurar en el balance general.
Los ingresos están representa por la suma de las venta bruta de bienes y servicios, así como otros ingresos de operación, disminución de cuentas y efectos por cobrar a corto plazo, así como disminución de otros activos circulantes
Los egresos están representa por la suma de gastos de personal, materiales, suministros y mercancías, servicios no personales, activos reales, activos financieros, transferencias y donaciones, otros gastos y disminución de pasivos.
EJEMPLO
| CÓDIGO | AÑO ANTERIOR | PRESUPUESTO | |
| 2012 | 2013 | ||
| SALDO INICIAL DE CAJA | 28.257.069 | 1.257.069 | (1) |
| INGRESOS | |||
| INGRESOS DE OPERACIONES | 621.945.293 | 682.081.925 | |
| VENTA DE SERVICIOS | 578.211.293 | 634.336.191 | |
| OTROS INGRESOS DE OPERACIÓN | 43.734.000 | 47.745.734 | |
| INGRESOS DE LA PROPIEDAD | 80.000 | 250.000 | |
| INTERESES | 80.000 | 250.000 | |
| DISMINUCIÓN DE OTROS ACTIVOS | 31.326.067 | 0 | |
| DISMINUCIÓN DE OTROS ACTIVOS DISP. | 2.976.840 | 0 | (2) |
| DISMINUCIÓN CTAS A COB.ORG.OFICIALES | 28.349.227 | 0 | (3) |
| OTROS INGRESOS | |||
| 0 | |||
| SALDO INICIAL + INGRESOS | 681.608.429 | 683.588.994 | |
| EGRESOS TOTALES | 680.351.360 | 682.331.925 | |
| EGRESOS DE CONSUMO | 427.511.679 | 442.501.898 | |
| COSTOS DE PRODUCCIÓN | 207.107.083 | 243.546.535 | |
| GASTOS DE PERSONAL | 76.151.854 | 100.300.753 | |
| MATERIALES Y SUMINISTROS | 31.315.686 | 42.787.774 | |
| SERVICIOS NO PERSONALES | 99.639.543 | 100.458.008 | |
| GASTOS GENERALES Y DE ADMINISTRACIÓN | 69.512.445 | 59.940.365 | |
| GASTOS DE PERSONAL | 24.426.066 | 23.403.509 | |
| MATERIALES Y SUMINISTROS | 10.044.654 | 9.983.814 | |
| SERVICIOS NO PERSONALES | 31.959.853 | 23.440.202 | |
| TRANSFERENCIAS | 3.081.871 | 3.112.840 | |
| GASTOS DE COMERCIALIZACIÓN | 117.230.424 | 105.536.832 | |
| GASTOS DE PERSONAL | 43.104.823 | 43.463.659 | |
| MATERIALES Y SUMINISTROS | 17.725.860 | 18.541.369 | |
| SERVICIOS NO PERSONALES | 56.399.741 | 43.531.804 | |
| DESCUENTO SOBRE VENTAS | |||
| ACTIVOS REALES | 33.661.727 | 33.478.166 | |
| - DISMINUCIÓN CUENTAS POR PAGAR | 252.839.681 | 239.830.027 | (4) |
| SALDO FINAL DE CAJA | 1.257.069 | 1.257.069 | (5) |
Respecto a los datos reflejados es importante lo siguiente:
(1) SALDO INICIAL DE CAJA: (Año 2012) Este saldo esta reflejado en el Balance General al 31/12/2011 y para el año 2013 esta reflejado en el Balance General al 31/12/2012.
(2) DISMINUCIÓN DE OTROS ACTIVOS DISPONIBLES: Se corresponde con el saldo de depósitos en transito, comerciales lo declara como recaudado pero contabilidad no lo registra como depósitos en banco porque la compañía recolectora no a depositado en banco. Este monto se toma de Balance General al 31/12/2011
(3) DISMINUCIÓN CUENTAS A COBRAR ORGANISMOS OFICIALES: Se corresponde con el saldo asignado en 2011 por entes descentralizados pero que al 31/12/2011 no están recaudados, presidencia lo declara como asignados pero contabilidad no lo registra como depositodo en banco. Este monto se toma de Balance General al 31/12/2011.
(4) DISMINUCIÓN CUENTAS POR PAGAR: Se corresponde con el saldo registrado en Balance General al 31/12/2011, son gastos causados pero no pagados en 2011, dichos gastos se pagan en 2012 con cargo a la disponibilidad en caja y banco. durante el año 2012, este monto se toma en cuenta para determinar el nuevo saldo del pasivo del Balance General
al 31/12/2012, determinando si en realidad se dio una disminución o incremento de pasivo.
(5) SALDO FINAL DE CAJA: (Año 2012) Este saldo esta reflejado en el Balance General al 31/12/2012 y para el año 2013 esta reflejado saldo inicial.
Para determinar si al cierre del ejercicio se produce una disminución o aumento de pasivo, hay que realizar algunos ajustes, como son, al total gasto causado se le resta el total de gasto pagado, incluido los saldos iniciales (saldos de balance), si el pagado es mayor se da una disminución de pasivo (aplicacion) y pero si el causado es mayor se da un incremento de pasivo (fuente).
Respecto a la causacion de "ANTICIPOS" al cierre, considero importante destacar, que se dicha causacion debera realizarce, pero tomando en cuenta que la parte del anticipo no ejecutada representa una aplicacion financier y considero que se deberá registrar el la partida presupuestaria "4.05.10.05.00 Incremento de anticipos a contratistas por contratos de corto plazo" y el gasto comprometido y no causado al momento del cierre se imputara al ejercicio siguiente (Art. 57 LOAFSP).
La molificación que se genera por el translado de este compromiso, tendrá como gasto en la partida 4.04.16.03.00 Construcciones de instalaciones hidráulicas el total del monto no causado y como fuente de financiamiento los ramo "3.11.06.05.00 Disminución de anticipos a contratistas, por contratos a corto plazo" y "3.11.01.02.01 Disminución de bancos públicos"; Partiendo de la premisa que los recursos para la obra fueron asignados en el año anterior.
Ejemplo:
| Partidas | Descripción | Gasto | Recurso |
| 4.04.16.03.00 | Construcciones de instalaciones hidráulicas | 100.000 | |
| 3.11.01.02.01 | Disminución de bancos públicos | 50.000 | |
| 3.11.06.05.00 | Disminución de anticipos a contratistas, por contratos a corto plazo | 50.000 | |
| TOTAL | 100.000 | 100.000 |
